Cuando un concepto es
capturado, rara vez se corresponde con una acción que pueda ser gestionado con
una única tarea, sino más bien requerirá un conjunto de ellas, formándose de
esta forma un proyecto.
Dentro de GTD se
establece también una secuencia de pasos a seguir cuando se da esta situación,
denominada planificación natural. Esta planificación natural hace referencia a
los pasos a seguir para alcanzar el objetivo del proyecto definido, nunca a una
planificación temporal de los mismos.
Los pasos recogidos
dentro de este proceso son los siguientes:
1. Definición de objetivos
Responde a la pregunta… ¿Qué es lo que se pretende alcanzar
con la realización del proyecto que se está comenzando a planificar?
2. Visualización de resultados
A la hora de planificar un proyecto, suele dar buenos a la
hora de refinar la definición y tareas del mismo visualizar la consecución de
los resultados marcados como objetivos.
3. Brainstorming
Comenzar a generar ideas, más o menos disparatadas, que se
ocurran en relación al proyecto que se está planificando. Es importante no
profundizar en las mismas, sólo capturar conceptos generales que luego serán
procesados y, alguno de ellos, probablemente descartados.
4. Organización
Una vez generadas las ideas, es el momento de organizarlas.
En este punto se deberán de identificar, clasificar sus componentes o
contextos, establecer prioridades o secuencias de realización, determinar qué
puede delegarse y qué no, identificar de posibles subproyectos, etc.
En este punto puede ser de utilidad el uso de mapas
mentales para ver fácilmente de manera gráfica la interrelación entre ellos.
5. Identificación de próximas acciones
Por último, será necesario identificar cuáles de todas las
acciones generadas pueden ser llevadas a la práctica de forma inmediata.
Afortunadamente, según David Allen, el 80% de los proyectos tan sólo requieren
una lista de resultados y próximas acciones. Aproximadamente otro 15% precisa
algún tipo de tormenta de ideas y tan sólo el 5% restante requiere aplicar los
cinco pasos de la Planificación Natural.
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