Revisiones en GTD

Continuando con GTD, un aspecto clave para su puesta en marcha y correcto funcionamiento son las revisiones.

Por un lado, cada vez que sea necesario cambiar de tarea, o que se produzca un cambio de contexto, deberá revisarse la lista de próximas acciones. Ello permitirá mostrar la lista de tareas entre las que se ha de escoger. 

Por otra parte, las revisiones son imprescindibles para mantener la confianza en la memoria externa. Para ello se realizan dos tipos de revisiones: la revisión operativa o diaria y la revisión semanal.

Revisión operativa

Debería realizarse todos los días, preferiblemente al final de la jornada de trabajo.

Se procesan las bandejas de entrada a cero, en orden, excepto aquellas que por su naturaleza puedan procesarse en lapsos más largos. El correo electrónico y la bandeja de papel deberían ser el requisito mínimo.

Si es posible, podría revisarse la lista proyectos para que cada uno tenga al menos una tarea etiquetada como Próxima Acción aunque esta comprobación deberá realizarse obligatoriamente en la revisión semanal. El hecho de adelantar esta comprobación permite garantizar que se pueda seguir avanzando en todos los proyectos al día siguiente.

Eliminar aquellas tareas completadas que se hayan pasado durante el día. También se puede archivar el material de referencia pendiente y revisar los compromisos del calendario, haciendo los ajustes necesarios.

Aunque escapa de la óptica marcada por GTD y es rechazada en ciertos sectores, algunos autores recomiendan seleccionar las 3-5 tareas más importantes que deberían tratar de desarrollarse el día siguiente. Estas TMI no deberían verse como una planificación del día siguiente, aspecto nada alineado con GTD, sino como una especie de marcador que ayuda a escoger entre las siguientes tareas cuando se esté en el contexto adecuado.

Revisión semanal

Se trata de la revisión más importante de GTD. Sirve para mantener la confianza en el sistema de memoria externo y, de este modo, evitar la generación de stress. Fruto de esta revisión pueden incorporarse nuevas tareas que, por ejemplo, en su momento se aplazaron por falta de tiempo o interés inmediato; pueden archivarse o incubarse proyectos que se cancelen o hayan perdido vigencia, respectivamente, etc.

Las fases a realizar, y una estimación del tiempo que se necesitaría para cada una, son las siguientes:

Limpieza

1.       Recolección de papeles y objetos                                                                   5min

2.       Brainstorming                                                                                                5min

3.       Vaciado de bandejas de entrada                                                                   10-15min

Actualización Sistema

4.       Revisión Listas de Próximas Acciones                                                         5min

·     Marcado de tareas ya completadas y que aún estuviesen activas                       

5.       Revisión Agenda/Calendario                                                                       10-15min

·     Revisar compromisos pasados cumplidos y, sino, eliminar o cambiar fecha

·     Registrar próximas acciones para eventos venideros: preparar reuniones, …

6.       Revisión Archivo a la Espera                                                                      10-15min

·     Hacer llamadas de  seguimiento, envío de recordatorios…

7.       Revisión Listas de Proyectos                                                                       20-30min

·     Todos han de tener al menos una próxima acción

·     Activar posibles nuevas acciones a partir del Archivo de Seguimiento

·     Considerar Incubación / Desactivación  ( -> Sometime > ADTV / EstaSemanaNo)

·     Mover las tareas delegadas a la Lista en Espera, agendar eventos futuros, ...

8.       Revisión listas de comprobación

·     E.g. tareas periódicas, listado backups, etc.

Creatividad

9.       Revisión SomeTime                                                                                         15min

·    Activar proyectos en incubación Esta Semana No si ya se cumplan las condiciones adecuadas

·    Si se dan las circunstancias para activar proyectos de la lista ADTV, hacerlo

                                               ( E.g. Revisar listas libros interesantes si se va a empezar uno nuevo… )             

10.    Añadir nuevas ideas “locas”                                                                           5min

·    Probablemente vayan a sometime