Comenzando con GTD...

GTD es el acrónimo de Getting Things Done, método de productividad personal ideado por David Allen en 2001, principalmente como respuesta a los diferentes requerimientos del trabajo del conocimiento frente al trabajo tradicional. A diferencia de este último, el trabajo del conocimiento se caracteriza porque no está explícitamente definido (por lo que la definición del trabajo se convierte a su vez en un trabajo) y porque tampoco es evidente cuándo puede darse por finalizado. Esas indefiniciones implican desconocimiento, y por lo tanto stress. Y eso durará hasta que se sepa exactamente lo que hay que hacer y entonces ser capaz de hacer una estimación de cuánto tiempo será necesario.

La idea clave sobre la que gira GTD se basa en el hecho de que es necesario liberar a la mente de preocupaciones organizativas y de memorización para que pueda centrarse en la realización de las tareas.

Según David Allen, gran parte de la falta de productividad personal puede achacarse a la desmotivación a la hora de realizar las tareas encomendadas, que se debe entre otros a los siguientes factores:

o    Las tareas no se escogen, sino que vienen impuestas. Es más, en múltiples ocasiones no sólo vienen impuestas las tareas sino la planificación de las mismas

o    La realización de muchas de las tareas no implican más que la aplicación de pasos rutinarios, no aportando nada nuevo o no permitiendo la adquisición de nuevos conocimientos, lo que conlleva a una pérdida relativa de interés o eficacia en su realización

o    La mayor parte de las tareas,  impuestas tal y como se mencionó anteriormente, también son urgentes, importantes y prioritarias (cuando no son directamente para ayer). Al menos para la persona que las impone. Esto conlleva que el sistema de elección que debería escoger entre qué cosas hacer y qué cosas no hacer, carece de información fiable para realizar dicha elección.

Por otra parte, también influyen negativamente en la productividad personal ciertos aspectos que no siempre se tienen en cuenta

o    Confiamos en la memoria el recordatorio de las tareas pendientes y, en el 99.99% de las personas, la memoria es un pésimo almacén. Es propensa a olvidarse de cosas o a recordarlas en cualquier momento (por lo general no el más indicado)

o    Las interrupciones dinamitan la productividad personal, deteniendo un trabajo en el que ha costado concentrarse para intentar comenzar en uno nuevo. Estas interrupciones pueden ser debidas a agentes externos (p.e llamadas telefónicas) o bien a cuestiones internas (consultas del correo electrónico en momentos no adecuados; recordatorios prevenientes de nuestra memoria a modo de “a ver si no me olvido de…”, etc.).

o    No somos multitarea. Aunque podamos simultanear la realización de tareas monótonas o repetitivas no somos capaces de hacer lo mismo cuando las tareas requieren de concentrar la atención.

Esto origina que queden muchos temas abiertos; que se empiecen muchas cosas pero no se acabe ninguna o que haciendo una tarea se esté pensando en otra.  Esto origina una frustración interna que acaba desembocando en una pérdida de productividad y en situaciones de stress por no alcanzar los compromisos adquiridos.

GTD aborda la solución a  este tema en base a una premisa fundamental: la productividad se consigue a base de incrementar la atención a lo que se está haciendo. Deben evitarse a toda costa las interrupciones, por eso no se debe delegar a las capacidades de la memoria la tarea de recordar las tareas pendientes y de organizar la realización de las mismas. Esta tarea debe exportarse a un sistema externo, dejando así libre a la mente de preocupaciones organizativas.

Este sistema plantea un flujo de trabajo que debe aplicarse a todos y cada uno de los estímulos que se reciban, para clasificarlos en base a si requieren o no acción; diferenciarlos en base a si están relacionados con una fecha objetiva o no; clasificarlos en base organización racional entorno a contextos, una serie de precondiciones que deben cumplirse para que pueda comenzarse con la realización de una tarea. Este flujo permite almacenar y clasificar las tareas pendientes para dejar vacía a la memoria de preocupaciones relacionadas con recordatorios, lo que impedirá que sea fuente de nuevas interrupciones, y facilitará la elección de las tareas a realizar en base a los recursos (físicos, de tiempo, de energía…) disponibles en un momento concreto.

La siguiente figura recoge un mapa mental con los conceptos fundamentales recogidos en GTD y que se analizarán en mayor profundidad en siguientes entradas.