Revisiones en GTD

Continuando con GTD, un aspecto clave para su puesta en marcha y correcto funcionamiento son las revisiones.

Por un lado, cada vez que sea necesario cambiar de tarea, o que se produzca un cambio de contexto, deberá revisarse la lista de próximas acciones. Ello permitirá mostrar la lista de tareas entre las que se ha de escoger. 

Por otra parte, las revisiones son imprescindibles para mantener la confianza en la memoria externa. Para ello se realizan dos tipos de revisiones: la revisión operativa o diaria y la revisión semanal.

Los contenedores de GTD

En la anterior entrada sobre GTD se mostraba cómo, fruto de las etapas de procesado y organización, se estructuraban los conceptos capturados en una serie de contenedores.

A continuación se describen con un poco más de detalle esos contenedores y la naturaleza de las acciones que contienen.

Las 5 fases de GTD

GTD  está organizado entorno a 5 fases: recopilar / procesar / organizar / evaluar / hacer. Estas fases tienen como objetivo volcar todas nuestros recordatorios en una memoria externa. Ello redundará en que nuestra cabeza minimizará las preocupaciones o el stress sobre el recordatorio de las mismas. Asimismo esto implicará que las interrupciones debidas a recordatorios recurrentes de nuestra memoria (Uy!!! casi se me olvida que...)  también se vean reducidas, con lo que ello implica en el aumento de la productividad.

A continuación se explican en mayor detalle cada una de estas fases.

Comenzando con GTD...

GTD es el acrónimo de Getting Things Done, método de productividad personal ideado por David Allen en 2001, principalmente como respuesta a los diferentes requerimientos del trabajo del conocimiento frente al trabajo tradicional. A diferencia de este último, el trabajo del conocimiento se caracteriza porque no está explícitamente definido (por lo que la definición del trabajo se convierte a su vez en un trabajo) y porque tampoco es evidente cuándo puede darse por finalizado. Esas indefiniciones implican desconocimiento, y por lo tanto stress. Y eso durará hasta que se sepa exactamente lo que hay que hacer y entonces ser capaz de hacer una estimación de cuánto tiempo será necesario.

La idea clave sobre la que gira GTD se basa en el hecho de que es necesario liberar a la mente de preocupaciones organizativas y de memorización para que pueda centrarse en la realización de las tareas.